2 possibilités s’offrent à vous pour accéder à vos factures dématérialisées :

1. Vous êtes destinataire du mail de mise à disposition des factures dématérialisées de votre société et souhaitez accéder à une facture émise depuis moins de 3 mois.

   Au moment de l’émission de la facture par Franfinance Location, vous avez reçu un mail dans lequel figure un lien vous permettant d’afficher directement la ou les factures dématérialisées. Vous pouvez donc directement visualiser / télécharger cette (ces) facture(s) à partir du mail de notification reçu. Il n’est pas nécessaire de saisir un identifiant, la facture se télécharge automatiquement.

   

2. Vous n’êtes pas directement destinataire du mail de mise à disposition des factures dématérialisées de votre société ou votre facture date de plus de 3 mois.

   Dans ce cas, il vous suffit de vous connecter à l’espace e-Facture. Les identifiants de connexion à ce portail (login et mot de passe) vous ont été communiqués par mail lors de la création de votre espace e-Facture ou transmis par la personne assurant le rôle d’administrateur e-Facture au sein de votre entreprise. Si vous avez égaré votre mot de passe, il vous est possible de le réinitialiser à partir de l’espace e-Facture (cliquez-ici). (voir aussi la réponse à la question Comment procéder si j’ai perdu mon mot de passe de connexion à l’espace e-Facture ?).

Lors de l’émission d’une nouvelle facture, un e-mail de mise à disposition est envoyé à chaque adresse e-mail de notification déclarée pour votre entreprise auprès de nos services lors de la souscription au service e-Facture.

Voir aussi la question Je n’ai pas reçu d’e-mail de notification pour ma dernière facture. Que dois-je faire ?

Si vous avez égaré votre mot de passe de connexion à l’espace e-Facture, il vous est possible de le réinitialiser à partir de ce portail.

Une fois arrivé sur la page d’accueil de l’espace e-Facture, il vous suffit de cliquer sur le lien de cette page d’accueil.

Saisissez alors votre adresse e-mail (ou login) et suivez la procédure indiquée.

Pour accéder dès à présent à l’espace e-Facture pour réinitialiser votre mot de passe, cliquez-ici.

Vos factures sont accessibles sur l’espace e-Facture pour une durée de 12 mois à compter de leur date d’envoi. Nous vous rappelons que vous devez les télécharger dans ce délai et les archiver pendant la durée légale requise par l’administration fiscale.

Si vous avez oublié de les télécharger au-delà des 12 mois suivant leur mise à disposition sur l’espace e-Facture, vous pouvez vous procurer un duplicata de ces documents en vous adressant au service clients à l’adresse suivante clients-ent.franfinance@socgen.com. Ce service vous sera alors facturé.

Lors de l’émission d’une nouvelle facture, un e-mail de mise à disposition est envoyé à chaque adresse e-mail de notification déclarée pour votre entreprise auprès de nos services lors de la souscription au service e-Facture.

Si vous n’avez pas reçu d’e-mail de mise à disposition de votre nouvelle facture, ce peut être pour les raisons suivantes :

1. L’adresse e-mail dont nous disposons est erronée. Soit une erreur a été commise lors de l’enregistrement de cette adresse, soit vous avez dernièrement changé d’adresse e-mail au sein de votre société et n’avez pas averti notre service clients de cette modification.

   Prenez contact dès à présent avec notre service clients clients-ent.franfinance@socgen.com pour lui signaler la nouvelle adresse e-mail pour l’envoi de vos notifications e-Facture.

   Dès prise en compte de cette modification, vous recevrez vos nouveaux identifiants par mail.

2. Le mail de notification e-Facture que nous vous avons adressé a été classé par votre logiciel de messagerie dans les courriers indésirables. Vous devez déclarer notre adresse comme expéditeur reconnu afin d’éviter ce problème à l’avenir. Si vous avez supprimé le mail de notification, nous vous rappelons que vous pouvez accéder à vos factures dématérialisées à partir de l’espace e-Facture.

3. L’e-mail de notification e-Facture que nous vous avons adressé n’a pu vous être remis pour cause de boîte mail pleine. Nous vous invitons à la vider afin de pouvoir recevoir nos prochains e-mails. En attendant, nous vous rappelons que vous pouvez accéder à la facture dématérialisée précédemment émise à partir de l’espace e-Facture.

4. Votre adresse e-mail n’est pas à ce jour enregistrée auprès de nos services comme l’une des adresses de notification e-Facture valides pour le compte de votre entreprise. Merci de vous rapprocher de la personne de votre entreprise qui a signé le contrat relatif aux présentes factures (voir aussi la question Puis-je donner accès à l’espace e-Facture à d’autres collaborateurs de mon entreprise ?).

Vous ne pouvez donner accès à votre espace e-Facture que si vous en êtes administrateur.

En tant que destinataire des e-mails de mise à disposition des e-Factures, vous détenez des droits d’administrateur sur cet espace e-Facture. Vous pourrez donner accès à cet espace aux personnes de votre choix. Il vous suffit pour ce faire d’aller compléter la rubrique Factures/Mon Profil/Administration/Ajout d’un utilisateur.

Les personnes que vous aurez désignées dans cette rubrique ne recevront pas d’e-mail de notification lors de la mise à disposition de nouvelles factures mais pourront accéder à tout moment à ces documents via l’espace e-Facture (pour toutes les factures émises depuis moins de 12 mois).

Les logins d’accès sont l’adresse e-mail et le mot de passe de connexion que vous aurez attribués à chacun de ces nouveaux utilisateurs. Ces personnes peuvent à tout moment modifier leur mot de passe de connexion à l’espace e-Facture en se rendant à la rubrique Factures/Mon Profil/Compte.

(voir aussi la question Comment procéder si j’ai perdu mon mot de passe de connexion à l’espace e-Facture ?)

Le PDF est un format informatique de document mis au point par la société Adobe®. Il vise à préserver la mise en forme du document quel que soit le système informatique utilisé pour le décrypter, d’où le nom PDF qui veut dire Portable Document Format.

Aujourd’hui, la grande majorité des ordinateurs individuels possèdent un logiciel qui permet d’ouvrir, de consulter à l’écran et d’imprimer les documents PDF en respectant sa mise en page (par exemple Acrobat Reader®).

Le format PDF a été normalisé par l’ISO (ISO 19005-1) en septembre 2005, sous le nom PDF/A-1, afin d’en garantir la portabilité et la lisibilité sur le long terme. Le gouvernement français a repris à son compte cette norme dans son Référentiel Général d'Interopérabilité (RGI). C’est pourquoi les documents PDF sont archivés sous cette forme.

Signer un document électroniquement consiste à créer une empreinte numérique (autrement dit, informatique) de ce document à l’aide d’un certificat numérique. Ce mécanisme permet d’assurer l’identification du signataire, ainsi que l’intégrité et la non-répudiation du document. Elle est l’équivalent d’une signature manuscrite sur un document papier en plus sécurisé.

La signature électronique garantit l’authenticité et l’intégrité des factures, car elle est unique et spécifique à un document donné. Si un document est modifié, sa signature électronique change. La simple comparaison d’une signature électronique indique donc très rapidement si deux documents sont identiques ou s’il s’agit de deux documents différents. Cette technique permet à l’administration fiscale de comparer les deux exemplaires d’une facture, la copie fournisseur et la copie client (l’original conservé par Franfinance Location et l’original conservé par vous).

Un certificat est un fichier informatique créé par une entreprise agréée par l’Etat, appelée autorité de certification (AC). Le certificat est utilisé pour signer un document. Il permet de faire le lien entre une signature électronique et une personne physique ou morale, afin de garantir de manière fiable l’identité d’un signataire. Afin d’obtenir et de conserver le statut d’AC, les entreprises doivent se soumettre à un cahier des charges très strict dont le respect est contrôlé périodiquement.

La solution sélectionnée par notre société fait appel à un certificat émis par la société Certinomis, Autorité de Certification du Groupe La Poste.

L’acceptation de la facturation électronique est obligatoire dans les Etats de l'Union Européenne (directive 2010/45/UE), à condition que l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et la lisibilité de son contenu par les autorités compétentes soient garanties.

La directive européenne 2010/45/UE a été transposée en droit français par les décrets d’application publiés les 24 et 25 avril 2013. Le BOI complétant ces décrets a été publié le 18/10/2013 (BOI-TVA-DECLA-30-20-20131018).

On parle de facturation électronique (ou parfois de dématérialisation fiscale) pour faire référence à ce cadre légal (par opposition à la numérisation d’une facture ou à la dématérialisation simple de type EDI). Seule la dématérialisation fiscale permet de s’affranchir complètement du papier, en donnant une valeur juridique aux factures électroniques.

Dans la pratique, deux modes sont utilisés par les entreprises en France :

1. L’EDI en application de l’article 289 VII du CGI, voie 3
2. Le PDF signé en application de l’article 289 VII du CGI, voie 2

Votre partenaire financier a décidé d’utiliser l’article 289 VII du CGI voie 2 pour ses factures émises vers ses clients, en raison des nombreux avantages de ce dispositif :

1. Message directement lisible avec les outils bureautiques standard.
2. Pas de nécessité de tenir à jour et d’archiver une liste récapitulative des échanges et un fichier des partenaires
3. Possibilité de publier les factures sur un portail extranet dédié sans passer par un outil de restitution

Les rubriques suivantes permettent de répondre à vos questions sur le PDF signé.

Le service e-Facture est un service de dématérialisation fiscale des factures en mode hébergé (ASP / SaaS). Il permet l’envoi, la réception, la gestion et l’archivage de factures électroniques en toute sécurité et fiabilité.

La présente offre est conforme à la réglementation en vigueur en France découlant de la directive européenne 2010/45/UE, qui a été transposée en droit français par les décrets d’application publiés les 24 et 25 avril 2013. Le BOI complétant ces décrets a été publié le 18/10/2013 (BOI-TVA-DECLA-30-20-20131018).

Pour valider l’authenticité de votre facture, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre facture à l’aide du logiciel Acrobat Reader :

   

2. Cliquez sur l’outil « Signatures  : authentifier les signatures ajoutées à ce document »  :

   

3. Dépliez la signature en cliquant sur le « + » :

   

4. Consultez le détail de la signature en cliquant sur le « + » et sur « Détails du certificat… »  :

   

5. Dans l’onglet « Résumé », vous pouvez vérifier que le certificat qui a permis de signer votre facture a été émis par le tiers de confiance Certonimis accrédité par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Informations (ANSSI). La facture a bien été signée et émise par la société SERES que nous avons mandatée pour traiter nos factures.

   

6. Vous devez également vérifier qu’au moment de la signature de la facture (cf point suivant), le certificat était valide.

   Cliquez maintenant sur l'onglet "Approbation"

   

   Pour connaître la date de signature de votre facture, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le certificat.

   Et sélectionnez «Afficher les propriétés de la signature…»

   

En tant que documents comptables, les factures électroniques doivent être conservées par les entreprises émettrices et destinataires, durant au moins 10 ans.

Votre facture est accessible sur votre espace de publication Seres pendant 12 mois, il vous appartient alors d’archiver vos factures pendant une durée de 10 ans.

There are 2 ways to access your electronic invoices :

1. Your e-mail address has been registered for your company as an e-billing notification address and you want to access an electronic invoice issued since less than 3 months.

   When the invoice is issued by Franfinance Location, you will receive an e-mail with a link to view the electronic invoice(s). You can visualise /upload this invoice. You don’t need to enter any password, the invoice will be displayed on the screen directly.

   

2. You do not receive the e-billing notification e-mails for your company or your invoice has been issued since more than 3 months.

   In this case, you just have to connect to the e-billing portal. Your connection identifiers (login and password) have been sent to you by e-mail by the creation of your e-billing account or given to you by the person who is e-billing administrator within your company. If you lost your password, you can reset your password via the e-billing portal (click here). (See answer to question What should I do if I lost my password to connect to the e-billing portal ?).

By the issuance of a new invoice, an e-mail will be sent to each notification address registered for your company during the subscription process.

See also the question I have not received any notification e-mail for my latest invoice. What should I do ?

If you lost your password to connect to the e-billing portal, you can reset it directly from the portal.

Once connected to the e-billing portal homepage, please click on the link of the screen.

Please enter your e-mail address (or login) and follow the procedure as shown.

To directly access the e-billing portal and reset your password, click here.

Your electronic invoices are available for a period of 12 months after their issuing date. We remind you that you are responsible for uploading and archiving them for the legal period required by the tax authorities.

If you forgot to upload them beyond the 12 months after their issuing date, you may obtain a duplicate of these documents by contacting our customer service to the following address : clients-ent.franfinance@socgen.com. This service will be charged.

By the issuance of a new invoice, an e-mail will be sent to each notification address registered for your company during the subscription process.

If you have not received any notification e-mail, this could be for the following reasons :

1. We have a wrong e-mail address. Either a mistake was made by the registration of this address, or you lately changed your e-mail address and did not keep our customer service informed of that change.

   Please contact now our customer service clients-ent.franfinance@socgen.com to register the new e-mail address to be used for electronic invoice notification.

   As soon as this change will be registered, you will receive your new login details via e-mail.

2. The e-billing notification e-mail we sent to you may have been classified by your e-mail program like a SPAM and placed in special folder for undesirable mails. Please register our e-mail address as “Authorized sender” to avoid this problem in the future. If you have deleted the last notification e-mail, we remind you that you can access all your electronic invoices issued since less than 12 months on the e-billing portal.

3. The e-billing notification e-mail we sent to you could not be delivered because your e-mail box was full. We invite you to empty your e-mail box in order to allow the delivery of our next notification e-mails. In the meanwhile, you can access all your electronic invoices issued since less than 12 months on the e-billing portal.

4. Your e-mail address has not been registered so far by our customer service as a valid notification address for your company. Please contact the person who signed for your company the contract related to the invoices (See also the question Can I provide access to my e-billing portal to coworkers in my company ?).

You will be able to provide access to your e-billing portal only if you are registered as an Administrator.

As an addressee of the e-billing notification e-mails, you have Administrator rights on the e-billing portal for your company. You will be allowed to provide access to the users you choose. You just have to fill the form on the section 'Administration'.

Users you will have added in this section will not receive notification e-mails by the issuance of new electronic invoices but will be allowed to access at any time the e-billing portal to consult issued electronic invoices (all electronic invoices issued for less than 12 months).

Login details will be the e-mail address and password you will have determined for these users. These users can change their password via the e-billing portal by clicking on the tab 'My Profile'.

(See also following question What should I do if I lost my password to connect to the e-billing portal ?)

In order to check the authenticity of the electronic invoice you have received, please follow the following procedure :

1. Please open the PDF file via the Acrobat Reader software :

   

2. Click on the tool « Signatures  : authentifier les signatures ajoutées à ce document » :

   

3. Display signature by clicking on « + » :

   

4. Check signature details by clicking on « + » and on « Détails du certificat… » :

   

5. In the « Résumé » tab, you can check that the certificate with which the invoice has been signed has been issued by a Third Party called Certonimis accredited by the Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Informations (ANSSI). The invoice has been duly signed and issued by SERES Company we have appointed to process our invoices.

   

6. You can also check that the certificate that was used was valid as the invoice was signed (cf. next point).

   Please click now on the « Approbation » tab

   

   To determine your invoice signature date, right-click on the certificate :

   And select «Afficher les propriétés de la signature…»

   

As tax documentation, electronic invoices should be archived by sending and receiving companies for at least 10 years.

Your electronic invoices are available for a period of 12 months after their issuing date. We remind you that you are responsible for uploading and archiving them for the legal period required by the tax authorities.